Tänään (5.11.) on kansainvälinen projektinhallintapäivä. Sen kunniaksi muutama sana projekteista. Projekteilla on iso rooli maailmassamme, vaikka moni miettiikin, että eikö monia asioita voisi hoitaa muutenkin – jatkuvalla prosessilla, ihan vain tekemällä tms. Projekteilla on kuitenkin monia etuja nimenomaan nykyään:

• Nykyään ymmärretään, että organisaatioiden pitää päättää mitä ne tekevät ja mitä eivät. Projekti on aina merkki, että jotain tehdään ja projektoimattomuus on selvä päätös, että jotain ei tehdä.
• Kun asiat paketoidaan projekteiksi, se selkeyttää asioita, mahdollistaa keskittymisen yhteen asiaan kerrallaan ja projektin päättyessä voidaan aivoissa tehdä tilaa uusille jutuille.
• Projekti pakottaa ottamaan kantaa asioihin ja mahdollistaa teemojen näkyvyyden ja tukemisen johtajuudella.
• Nykyään ymmärretään kulttuureja ja projektin rituaaleilla ja rytmillä on paljon mahdollisuuksia organisaation ylläpidolle ja parantamiselle. Projekti on paikka selvästi saavuttaa jotain ja juhlia sitä ja sen tekijöitä.
• Projekti on toivon ja tahdon symboli.
• Ihmisille on ylipäätään sopiva rytmi hyväksi. Projekteissa on aina alkuja ja loppuja, uusia vaiheita, uusia syklejä, kiirettä ja levollisempaa.
• Projektin väliaikaisuus on filosofisesti nykypäivää.
• Projekti on mahdollisuus tuoda yhteen ja verkottaa erilaisia ihmisiä ja jakaa ymmärrystä asioista. Se voi olla kuin viestintäkampanja.
• Projekti mahdollistaa toimimisen ja ajattelemisen toisin kuin yleensä, kun siinä voidaan astua toiseen mentaaliseen ja toiminnalliseen kontekstiin.

Tietenkin projekteilla on myös potentiaalisia ongelmia, varsinkin, jos organisaatio ei osaa toimia muulla tavalla, vaan on liian projekti-pakkomielteinen:

• Organisaatiota ei käytetä parhaalla tavalla, kun väliaikainen projektiorganisaatio ei integroidu pitkäjänteisesti muuhun aktiivisuuteen.
• Jos kaikki pitää luvan kanssa projektoida, arkinen kokeilu ja orgaaninen asioiden kehittäminen voi vaaraantua. Joskus voisi myös vain tehdä asiat kuleksimasta.
• Projektin olemukseen kuuluu sen päättyminen ja asian siirto linja-organisaatiolle. Se ei aina onnistu.
• Asiat voivat jäädä kesken ja niitä ei ole mahdollisuutta fiksata myöhemmin, toisin kuin jatkuvissa prosesseisssa (vrt. avoimen lähdekoodin yhteisöjen tyyli).
• Rituaaleineen projekti on oiva paikka tehdä kehittämisteatteria…
• Projekteilla on taipumus ”tehokkuuteen” ja tarkkaan ajankäyttöön, mutta maailma tarvitsee hauduttelua ja kypsyttelyä. (Iteratiiviset projektimallit ovat tässä tietysti avuksi.)
• Ihmisten palkkaamista työyhteisöön pitkäjänteisesti haittaa, jos rekrytointia tehdään vain projektien akuuttiin tarpeeseen.
• Johtaminen projektissa kohdistuu helposti sisäänpäin, on ”projektinhallintaa”, vaikka tarvittaisiin kaikkea muutakin.
• Koska projekti on yleensä suljettu systeemi, se ei tuota ja jaa tietämystä ulkomaailman kanssa optimaalisesti.
• Byrokraattisille organisaatioille projekti on mahdollisuus lisätä hallinnollisia askareita.
• Kehittymättömissä kulttuureissa projekteille on yksi ”yhden koon” toteutusmalli, joka ei välttämättä vastaa tarpeita ja tilannetta.

”Projekti” on siis edelleen hyvä idea, sillä on hienoja piirteitä. Mutta projekteja, niiden tekemisen paikkoja ja tapoja kannattaa miettiä tuorein silmin koko organisaation pitkän tähtäimen onnistumisen vinkkelistä ottaen huomioon nykyaikaisten organisaatioiden tarpeet, organisoitumistavat, tekemisen kohteen luonne, asioiden ja toiminnan muu kehittäminen ja niin edelleen.

Jatketaan siis projektien maailman ihmettelyä ja kehittämistä Pitkyn puitteissa – PM Clubissa ja muuten – ja muuallakin.

t. Matti Vuori