Peräti yli 140 henkeä oli mukana PM Club Tampereen webinaarissa 23.3.2021 paneutumassa projektitoiminnan viestinnän haasteisiin. Projektithan ovat lähinnä viestintää, jonka ohessa tehdään muita asioita… Korona-aikana viestinnän merkitys korostuu monista syistä – ja haasteet tuplautuvat. Onneksi on olemassa eväitä, joita osaten käyttämällä viestintä, projektitoiminnan onnistuminen ja ihmisten työtyytyväisyys saadaan pysymään hyvinä.

Päivän puheenjohtajana oli Kumuran Pasi Kivimäki, Clubin perustaja, joka taas vetää PM Club Tamperetta ja on saanut siihen taas positiivista vauhtia.

Päivän ekan esityksen piti viestintäkonsultti Laura Mänki Joy & Order Oy:stä. Hänen aiheenaan oli sota etätyöapatiaa vastaan. Pointtina oli sisäinen, epävirallinen viestintä. Sisäinen projektiviestintähän on osa organisaation viestintää. Vaikka projektiviestinnästä puhuminen klassisesti keskittyykin faktaviestintään, ei epävirallista puolta saa unohtaa, sillä se on Lauran sanoin toimijoita yhdistävä liima ja voiteluaine. Viestintä pitää mielessä sen, mitä tehdään, se on ainoa ihmisten välinen käyttöliittymä.

Insinöörit saattavat hakea tehokkuutta ja tiivistää viestintää, mutta oikeasti epävirallinen viestintä parantaa sitä, koska se lisää psykologista turvallisuutta, helpottaa asioiden ja ideoiden nostamista esille ja näin vähentää projektin riskejä. Ihmiset eivät jaksa ilman sitä – toisin kuin koneet.

Laura esitteli monia ideoita epävirallisen viestinnän kehittämiseen etäaikana. Isoin pointti on se, että ihan kaikkea fyysisen maailman juttuja voi tehdä etävälineilläkin – ja pitää tehdä, ihan normaalina toimintana. Tsekatkaa detaljit tapahtuman nauhoituksesta, joka tulee viikon sisään PRY:n YouTube-kanavalle.

Toisena oli framilla monille PM Clubin entisenä aktiivisena vetäjänä ja useiden tilaisuuksien esiintyjänä tuttu Päivi Kähönen Notkia IT Oy:stä. Hän esitteli case-esimerkkejä onnistuneesta projektiviestinnästä.

Päivin kantava pointti oli, että projektit ovat muutosprojekteja ja viestintä on siten muutosviestintää. Hän tarkasteli asiaa pitkälti muutosprojektin onnistumisen kautta, esitellen keskeisiä periaatteita, joiden kautta nousee esille viestinnän tarpeita ja tapoja. Tämä on olennaista, sillä jos projektit näkee teknisenä suoritteena, viestintäajattelu jää ihan erilaiseksi.

Muutoksen ydinpointti on tunnistaa sidosryhmät, niiden roolit ja avain henkilöt. Näin osataan suunnitella viestintää kohdentuneesti kaikille ryhmille. Viestintä ei aina onnistu, mutta onnistumista parantaa suunnittelu ja viestinnäkin riskianalyysi – miten usein sellainen huomataan tehdä projekteille? IT-fakkikieli on tyypillinen sudenkuoppa.

Kasvojen antaminen muutokselle ja F2F-viestintä (kyllä telcossakin ollaan kasvokkain) on oleellista. Sidosryhmiä voi olla paljon ja kaikki pitää tavoittaa omilla tavoillaan. Asiakaslähtöisyys ja osallistaminen ovat valttia. Muutoksen edut ja uudet mahdollisuudet ovat keskeinen teema. Viestinnän tapahtumista kannattaa myös seurata – ettei mikään ryhmä jää katveeseen – ja mitata.

Tuossa oli muutamia huomioita iltapäivästä. Kokonaisuutena esitykset täydensivät kivasti toisiaan – ja tietenkin viestinnän kenttä jo projektienkin kontekstissa on niin iso, että tässä oli siihen vasta pari näkökulmaa.

Kiitos Pitkyn puolesta esiintyjille ja järjestäjille – kuten myös isolle osallistujaporukalle, joka antoi taas Clubille osoituksen sen tarpeesta ja elinvoimasta.

Teksti: Matti Vuori